La documentazione
Le informazioni documentate
Chi pratica i sistemi di gestione in generale conosce bene la “regola” delle informazioni documentate. Esse danno evidenza oggettiva (grazie al documento) di un’attività compiuta.
Se ad esempio la procedura relativa alla gestione dei fornitori prevede le attività di selezione e qualificazione dei fornitori allora l’informazione documentata “albo dei fornitori qualificati” fornisce l’evidenza oggettiva in merito a tali attività svolte.
L’informazione documentata serve a dimostrare qualcosa.
Tutti gli adempimenti previsti dal testo unico sulla SSL devono essere necessariamente compiuti e questo permette di stare “in regola” con la legge ma il loro compimento effettivo deve essere dimostrato grazie alle informazioni documentate previste dalla ISO 45001:2023.
Al punto 7.4.1 la norma prescrive l’impiego di due tipologie di informazioni documentate che sono:
- Le informazioni documentate richieste dalla norma che servono a dimostrare che il sistema è conforme alla ISO 45001:2023
- Le informazioni documentate che l’organizzazione determina come “necessarie” al funzionamento efficace del sistema che tendono a dimostrare l’adempimento dei requisiti previsti dalla legislazione cogente in materia di SSL
Documentazione inerente al D.Lgs 81/2008
Quando si sviluppa il sistema di gestione per la salute e la sicurezza sul lavoro e si lavora alla “documentazione” disciplinata dal punto 7.5 della norma si deve tenere ben presente quali siano i documenti previsti dalla legge.
Se guardiamo al D.Lgs 81/2008, i documenti da produrre sono quelli relativi ai singoli adempimenti previsti dagli articoli del testo unico.
Segue un elenco indicativo ma non esaustivo delle informazioni documentate da produrre e gestire:
- Descrizione dell’azienda
- Individuazione del datore di lavoro
- Deleghe di funzioni attribuite
- Documentazione relative agli obblighi dei dirigenti, dei lavoratori, dei preposti
- Documentazione relative agli obblighi dei progettisti, degli installatori, dei fornitori
- Documento di valutazione dei rischi
- Istituzione del servizio di prevenzione e protezione
- Rapporto delle riunioni periodiche
- Documenti di informazione e formazione dei lavoratori
- Documenti comprovanti la sorveglianza sanitaria quali titolo del medico competente, visite periodiche, idoneità
- Nomine di rappresentante dei lavoratori, RSPP, addetto all’emergenza, addetto al primo soccorso
- Cartine, mappe, piante disegni di aree, edifici, magazzini, area produttiva
- Documentazione relativa ai dispositivi di protezione individuale
- Procedure per la gestione delle attività lavorative
- Esiti di verifiche, audit, controlli
- Registrazioni di esercitazioni alle emergenze
- Piano di evacuazione
- Documentazione relativa alla segnaletica
- Etc
Il punto 7.5.3 della ISO 45001:2023 prescrive dei requisiti relativi al controllo delle informazioni documentate stabilendo che esse devono essere:
- Disponibili e idonee all’utilizzo quando e dove necessario
- Adeguatamente protette (integrità, riservatezza)
Per la gestione di tali documenti la norma prevede di disciplinare le seguenti attività:
- Distribuzione, accesso, reperimento e utilizzo
- Archiviazione e preservazione della loro leggibilità
- Tenuta sotto controllo delle modifiche (controllo delle revisioni)
- Conservazione ed eliminazione
