I sistemi di gestione come quelli della qualità, dell’ambiente o della sicurezza disciplinati dalle rispettive norme ISO 9001, ISO 140001 e ISO 45001 prevedono di organizzare le attività aziendali attraverso i processi.
Le procedure presenti nel kit documentale per sistemi di gestione ISO 45001:2018 descrivono le attività presenti nei vari processi organizzativi.
Esse spaziano dal contesto operativo in cui opera l’organizzazione, alla partecipazione dei lavoratori con i relativi rappresentanti, all’identificazione dei pericoli ed valutazione dei rischi/opportunità, alle risposte alle emergenze nell’ottica di un SSL.
L’esecuzione di un’attività lavorativa intera viene divisa in fasi e la procedura è quel documento in cui sono disciplinate tutte le fasi di un unico processo che punta ad ottenere dei risultati. Per fare un esempio, la procedura che disciplina le attività operative del punto 8 descrive una per una le fasi in sequenza e, in corrispondenza di ciascuna fase, l’organizzazione indica i controlli di sicurezza da applicare per la gestione dei rischi.
La procedura così da una parte disciplinerà l’esecuzione dell’attività operativa, mentre dall’altra descriverà come quest’attività lavorativa deve essere eseguita alla luce della prevenzione degli infortuni e delle malattie professionali.
Ritornando alla struttura documentale dell’intero sistema di gestione per la SSL, vediamo che nella sezione del manuale l’azienda descrive quali decisioni ha assunto in merito al requisito, mentre nelle procedure troviamo la descrizione di come l’azienda praticamente recepisce il requisito ISO nelle attività quotidiane.
Ogni procedura di solito possiede le seguenti voci:
- Nome della procedura
- Riferimento al processo
- Scopo e campo di applicazione
- Riferimenti normativi
- Termini e definizioni
- Modalità operative (descrizione delle fasi)
- Responsabilità
- Elenco dei moduli e degli allegati
Le procedure più comuni all’interno di un sistema di gestione per la SSL sono le seguenti:
- Comprendere l’organizzazione e il suo contesto
- Politica per la SSL
- Struttura organizzativa
- Consultazione e partecipazione dei lavoratori
- Rilevazione dei pericoli
- Identificazione, valutazione e gestione di rischi ed opportunità
- Obblighi di conformità
- Attività di pianificazione
- Obiettivi SSL
- Competenza
- Comunicazione SSL
- Informazioni documentate
- Pianificazione e controlli operativi
- Approvvigionamento
- Preparazione e risposte alle emergenze
- Monitoraggio, misurazioni, analisi e valutazioni
- Audit
- Riesame della direzione
- Gestione delle non conformità
- Miglioramento