I moduli del sistema di gestione per la SSL equivalgono alle informazioni documentate della ISO 45001:2018. Molte di esse sono prescritte dalla stessa norma tutte le volte in cui il requisito prevede la registrazione dell’attività svolta.
La modulistica serve a documentare quello che viene fatto in conformità a quanto prevede la Norma ed il sistema di gestione. I moduli compilati e sottoscritti sono delle “evidenze oggettive” che permettono di assicurare che quanto previsto dalle procedure poi sia stato effettivamente fatto.
La modulistica generalmente è richiamata dalla procedura. Facendo l’esempio della procedura relativa al Supporto ebbene, se essa prevede che venga redatto un elenco della strumentazione impiegata nelle attività operative, il modulo che conterrà l’elenco delle attrezzature aziendali verrà considerato un’informazione documentata.
I moduli devono essere più semplici possibili infatti, se le sezioni del manuale e le procedure vengono consultate periodicamente e all’occorrenza, i moduli vengono utilizzati in ogni istante della gestione della sicurezza. La raccolta di dati superflui rispetto alle reali esigenze di operatività frenerebbe il flusso delle attività lavorative ed i lavoratori cominceranno ad assumere un atteggiamento riottoso nei confronti della modulistica da compilare avanzando recriminazioni del tipo: “o si pensa a lavorare oppure si pensa a compilare modulistica”.
Il datore di lavoro deve affidarsi ad un buon consulente che sappia sintetizzare le informazioni da raccogliere in ogni fase di lavoro senza appesantire il carico di lavoro del personale.
A titolo di esempio illustriamo i moduli relativi alla procedura che gestisce la partecipazione e la consultazione dei lavoratori. I moduli previsti da questa sono:
- Il modulo per la Convocazione della riunione periodica
- Il modulo per la Richiesta del RLS di riunione periodica
- Il modulo di Verbale di riunione periodica
