Il ruolo degli allegati nella fruizione del sistema
Come abbiamo anticipato, gli allegati della documentazione del sistema di gestione per la SSL sono delle estensioni documentali. Gli allegati di solito specificano nel dettaglio una serie di informazioni che, se inserite in una sezione di manuale o in una procedura, appesantirebbero la lettura e la conseguente fruizione dei contenuti.
Il rimando alle informazioni contenute negli allegati è una scelta della persona che redige i documenti di sistema ai sensi della ISO 45001:2018.
Un esempio di allegati può fare comprendere la funzionalità e la comodità di questi. Nel sistema di gestione gli allegati più comuni potrebbero essere:
- L’informativa per le donne in gravidanza
- L’elenco del personale impegnato nell’attività produttiva
- L’elenco del personale impegnato nelle attività di ufficio
- Il questionario dei videoterminalisti
La correlazione tra i documenti del sistema di gestione per la SSL
È assolutamente indispensabile che i documenti, a prescindere che siano sezioni, procedure, moduli oppure allegati, siano tutti identificati attraverso un codice e siano correlati tra loro attraverso l’apposizione di richiami agli altri documenti correlati. Non solo. La codifica del documento deve permettere essa stessa di risalire alla struttura documentale.
Facciamo un esempio. Prendiamo la sezione del manuale legata al punto 6 della ISO 45001:2018 che riguarda la Pianificazione.
La sezione del manuale sarà indicata nella seguente maniera: MAN-06 – Pianificazione
Dalla sezione saranno previste alcune procedure quali ad esempio:
- PROC- 612 – Identificazione dei pericoli e valutazione dei rischi e delle opportunità
- PROC- 613 – Obblighi di conformità
- PROC- 614 – Attività di pianificazione
- PROC- 620 – Obiettivi SSL
Come vediamo dal codice di procedura, le procedure elencate dipendono dalla sezione 6 e sono identificate dal codice i cui numeri che vanno dal 600 in poi.
Se poi scendiamo nel dettaglio della modulistica prevista da una delle procedure quale ad esempio la PROC- 612 – Identificazione dei pericoli e valutazione dei rischi e delle opportunità, allora abbiamo i seguenti moduli che in base al codice sono evidentemente appartenenti alla sola procedura 612 quali:
- MOD-612-A – Rilevazione pericolo
- MOD-612-B -Registro pericoli
- MOD-612-C -DVR Attività produttiva
- MOD-612-D -DVR Uffici
- MOD-612-E -DVR Stress lavoro correlato
- MOD-612-F -DVR Gravidanza
- MOD-612-G -DVR Videoterminale
